Программа документооборота Кларис

Кларис - программа документооборота предназначенная для регистрации, визирования, отслеживания состояния и хранения документов организации.

Web система документооборота Кларис - это организация работы с документами, основная масса которых используется в электронном виде и хранится централизованно.

Для каждого документа создается карточка, фиксируются все действия с документом: визирование, перемещения документа, комментарии и действия с документом.

Автоматизируется взаимодействие между сотрудниками: постановка задач, оповещения, передача документов и т.д.
Возможность быстрой настройки мышью маршрутов согласования, добавления справочников, необходимых полей в карточках документов, прав доступа - преимущества Кларис, когда ограничен бюджет внедрения.

Понятная и удобная программа документооборота.

Интерфейс Кларис прост и понятен даже неподготовленным пользователям. Работа ведется в стандартных окнах - реестр документов и карточка документа. Кларис запоминает привычки пользователя. настроить вид окна, отобрать и упорядочить нужные документы может даже неподготовленный пользователь, с помощью мыши. Все его предпочтения система Кларис запомнит.

Минимум ручного ввода и дублирования данных

Карточки документов заполняются автоматически на основании предварительных описаний. Списки документов для визирования готовятся для каждого руководителя, визирование происходит в два клика мышью. Ввод с клавиатуры минимален. Руководители могут согласовывать документы с Ipad.

Онлайн отслеживание состояния документов.

Система оповещений на Email и SMS может оперативно сообщать о любом изменении в карточке документа: изменение состояния, сроков или ответственного не останется незамеченным. Оповещения гибко настраиваются.

В системе документооборота всегда легко проверить место нахождения документа, его состояние, историю действий с ним.

Система документооборота Кларис подходит для разных компаний - от малого бизнеса до больших компаний с развитой организационной структурой.

Кларис легко адаптируется для принятых именно у вас регламента документооборота, структуры предприятия, полномочий, должностей. Автоматизация документооборота стала доступна рядовому пользователю, программирование не требуется.

Обычное количество пользователей в системе - от 10 до 200-300.

Реестр документов. В верхней части список документов. Открыть документ можно не изменяя запись, просто нажать на скрепку. В нижней части окна - просмотр выделенного курсором документа.

В карточке документа можно выбрать из запустить схему согласования документа. Документ будет автоматически переходить на визирование к следующему лицу, согласно выбранной схеме.

Вы можете купить или арендовать веб систему документооборота Кларис.

Можно заказать презентацию системы, обсудить варианты внедрения программы документооборота на вашем предприятии.

Программа электронного документооборота Detrix скачать

URL для скачивания #1: в порядке

Описание:Программа электронного документооборота Detrix - Веб-ориентированная программа автоматизации документооборота Detrix представляет платформу, на базе которой без программирования создаются решения по автоматизации документооборота. В состав СЭД входит типовая конфигурация, поддерживающая основные типы документов: входящие, исходящие, приказы, договоры, кадровые документы и пр. Однако этим возможности системы не ограничиваются. Наличие графического конструктора позволяет создавать любые типы документы, полностью описывая их жизненных цикл, без программирования полностью в графическом режиме.

Система электронного документооборота используется в десятках российских, казахстанских, украинских, белорусских и других коммерческих компаниях и государственных организациях. Постоянное развитие программы обеспечивает ее пользователям постоянное наличие самого расширенного функционала на бесплатной основе.

Скачать Программа электронного документооборота Detrix 1.1.1 · Мнения · Сайт программы · Другие

Обзор программ электронного документооборота

«Регистрация документов организации» 3.4

Разработчик: ООО «Аракс Групп»

Дистрибутив: 11 Мбайт

Условия распространения: Freeware

Бесплатная удобная программа от известного российского разработчика. Все просто и понятно, предварительная подготовка пользователей не требуется, аппаратные требования скромны. Правда, для работы необходимо наличие библиотек MS Visual Fox Pro 9.0, но их можно скачать на сайте программы по ссылке www.araxgroup.ru/libs9X.exe .

Одна из фишек состоит в том, что продукт можно эксплуатировать от имени разных компаний. Кликните на «Выбор организации», введите в справочник все конторы, по которым вы намерены вести документооборот, и двойным щелчком выберите ту из них, с которой будет вестись работа в текущем сеансе. Но вначале просмотрите и при необходимости отредактируйте параметры настройки («Сервис / Параметры программы»).

Перед началом работы заполните основные справочники — собственных и сторонних организаций, сотрудников, носителей информации, типов документов и др. В принципе, это можно делать и в процессе эксплуатации программы, но рекомендуется указать необходимый минимум сведений заранее, чтобы не отвлекаться впоследствии. В данном случае справочник — это хранилище (каталог) основной информации, на которой будет строиться вся последующая работа. В частности, при вводе документа указывается его тип, носитель, получатель и целый ряд иных реквизитов. И большинство из них берется из базы данных.

Чтобы приступить к работе с документами, кликните на пункте меню «Регистрация». Это и есть основной режим эксплуатации программы. В открывшемся окне отображается журнал сформированных и сохраненных ранее документов. Для каждой позиции списка показывается информация, достаточная для идентификации позиции: входящий номер, дата, носитель и прочие сведения.

Все документы изначально разделены на три категории: «Входящие», «Исходящие» и «Внутренние». Для открытия требуемого списка выберите соответствующую вкладку в окне журнала. Принцип работы при этом существенно не меняется, отличается лишь перечень отображаемых реквизитов.

Чтобы ввести новый документ, нажмите кнопку «Добавить», а чтобы просмотреть или отредактировать имеющийся — кликните по нему мышью и нажмите на «Карточку». В любом случае открывается окно, в котором выполняются все дальнейшие действия. Для избавления от ненужных, отработанных и устаревших документов используйте кнопку «Удалить».

Если журнал содержит много позиций (что вполне естественно, ведь некоторые конторы могут работать с огромным числом документов), имеет смысл их отфильтровать. В частности, можно оставить в списке данные только за определенный период времени. Или отобрать документы по типу и обращаться, например, только к отчетам или договорам. Чтобы снять фильтр и вернуться к полному перечню, нажмите кнопку «Все записи» или просто очистите условия отбора.

Стоит отметить также возможность быстрого поиска документов в журнале. Это актуально при работе с большими объемами данных, когда требуемую позицию в длиннющем списке найти практически невозможно. Здесь же для этого достаточно нажать кнопку «Поиск» и указать требуемые условия. Чтобы ускорить и конкретизировать процесс, можно задать расширенные параметры: тип, носитель, дата, номер, отправитель и др.

Поскольку многие документы требуют реагирования в течение определенного времени, в программе реализована возможность контроля по дате. Смысл в том, что при наступлении указанного момента вы автоматически получите соответствующее напоминание. Для этого откройте карточку, в поле «Дата контроля» введите требуемое значение и установите расположенный справа флажок.

Вы можете за каждым документом закрепить неограниченное число ответственных лиц, причем они могут быть как первого, так и второго уровня. Это еще одна изюминка программы, которая выгодно отличает ее от многих конкурентов. Для назначения ответственных используйте соответствующие кнопки в карточке. Там же можно определить и список пользователей, которые могут работать с этим документом. Эти нехитрые приемы позволяют обеспечить надежную защиту от несанкционированного и неквалифицированного редактирования.

Если документ требует резолюции, укажите ее в карточке путем выбора из соответствующего справочника. В противном случае параметр не заполняется.

Чтобы распечатать документ, кликните по нему мышью и нажмите кнопку «Печать». Кстати, в программе реализована возможность предварительного просмотра.

И, конечно, нельзя не отметить удобный механизм формирования отчетов. Вы можете получить и распечатать список обработанных или просроченных документов, перечень исполнителей и др. Нужно лишь щелкнуть мышью по кнопке «Отчеты» и в открывшемся окне выбрать требуемый вариант.

Резюме: можно сказать, что «Регистрация документов организации» — вполне добротный продукт. Вряд ли данная программа позволит автоматизировать весь документооборот крупного холдинга, но для малых и средних предприятий — то что надо. К тому же бесплатно!

Разработчик: компания «Master Group»

Дистрибутив: 50 Мбайт

Условия распространения: Trial (от 3350 руб.)

Программа «Мастер-Док» разработана с учетом MoReq 2 — «Типовых требований к автоматизированным системам электронного документооборота», принятых Евросоюзом. Среди прочих достоинств выделим дружественный интерфейс, удобный инструментарий и широкие функциональные возможности. Благодаря этим, а также другим качествам данная СЭД успешно справляется с задачей автоматизации электронного документооборота на современном предприятии.

«Мастер-Док» имеет клиент-серверную архитектуру, для хранения данных используется СУБД Microsoft SQL Server. Все документы шифруются, что исключает возможность несанкционированного к ним доступа. При этом защита обеспечивается с помощью HASP-ключа.

Характерной особенностью «Мастер-Дока» является то, что информация о процессах, структуре и документах предприятия представляет собой единую систему и выводится в главном окне. Программа отличается хорошей настраиваемостью — ее легко адаптировать к нуждам конкретного предприятия без перепрограммирования и прочих сложностей.

Организация электронного документооборота строится по следующему алгоритму. Вначале нужно сформировать структуру предприятия и определить список пользователей, работающих в программе. Далее следует составить перечень папок, в которых будут храниться документы. Его впоследствии вполне реально подредактировать или дополнить, но основные каталоги («Входящие», «Внутренние» и др.) рекомендуется предусмотреть заранее.

Следующий важный этап — заполнение справочников. Их в этой программе несколько, и доступ к ним осуществляется с помощью соответствующих команд главного меню. На основании содержащейся в справочниках информации базируется весь дальнейший процесс ведения электронного документооборота. Возможно, поначалу не все из них будут задействованы, но ввести исходные данные о пользователях, организациях и статусах, а также сформировать штатное расписание необходимо в любом случае.

Особо хочется отметить справочник действий. Во многих программах-конкурентах аналогичные механизмы либо ограничены, либо реализованы чисто номинально. Здесь же мы имеем возможность максимально детализировать информацию о любом действии, которое может быть совершено с документом. То есть не просто указать, что он согласован, отправлен или утвержден, но и подробно объяснить — почему. Например, если документ отклонен — вы еще на стадии заполнения справочника можете пояснить, что при этом он возвращается на предыдущий этап своего жизненного цикла и требуется наличие замечаний, а вот резолюция необязательна.

При желании можно выполнить предварительную настройку отчетов с помощью соответствующего мастера, вызываемого из меню «Сервис». Но учтите, что в демоверсии эта функция отключена.

Чтобы ввести в программу новый документ, нажмите Ctrl+N или задействуйте соответствующую команду главного меню. Откроется карточка — многофункциональное окно, в котором вводится вся необходимая информация. В частности, указывются категория, реквизиты, название организации и подразделения, текущий статус и уровень, формируется маршрут и т.д. То есть в карточке находит свое подробное отражение каждый этап жизненного цикла документа.

А вот еще одна изюминка программы. Каждый документ можно хранить в разных версиях, с указанием авторов всех вариантов. Например, один сотрудник создает доклад, другой — дополняет, третий — сокращает, четвертый — согласовывает и т.д. В таком случае в карточке будет представлен полный перечень версий, и вы всегда можете просмотреть любую из них. Это позволяет безошибочно определить, когда и кем доклад редактировался, дополнялся, утверждался и т.д. то есть у каждого действия будет свой ответственный.

В программе реализована возможность создания новых объектов на основании уже имеющихся. Это актуально, когда большинство параметров старого и нового документов совпадают. Например, вы формируете служебную записку, которая полностью копирует имеющийся аналог, за исключением строго индивидуальных реквизитов (номер, дата и т.п.). В этом случае выберите в списке документ-источник, выполните соответствующую команду главного меню — и вам останется лишь внести небольшую правку. Все будет готово после нажатия кнопки ОК.

Чтобы быстро найти документ в большом списке, используйте механизм поиска. При этом можно задавать все основные реквизиты (дата, номер, организация, статус, категория и др.). В целом настройка и процесс поиска являются стандартными.

Резюме: программа удобна и способна решать все основные задачи. Правда, хотелось бы больше сервисных функций, а также дополнительной аналитики — но ведь ничего идеального нет, не так ли?

Разработчик. Cognitive Technologies

Дистрибутив: 611 Мбайт

Условия распространения: Trial (от 9000 руб.)

Теперь давайте знакомиться с одним из самых распространенных и продвинутых решений в области автоматизации электронного документооборота. Программа «Евфрат» от компании Cognitive Technologies — мощный многофункциональный продукт, давно и прочно удерживающий одну из лидирующих позиций в своей сфере. Распространяется условно-бесплатно, для получения ссылки на демоверсию достаточно заполнить анкету на сайте разработчика.

Программа имеет клиент-серверную архитектуру, в дистрибутив входят обе части. Эксплуатация подразумевается в многопользовательском варианте, но можно работать и на одном компьютере. В последнем случае вначале нужно установить серверную часть программы, а затем — клиентскую.

Возможности «Евфрата» предусматривают полную и всеобъемлющую автоматизацию электронного документооборота на предприятиях любых размеров и форм собственности. Под управлением программы делопроизводство компании представляет собой единый неделимый механизм, в котором каждый элемент находится на строго отведенном ему месте. Все производимые с документами действия строго регламентированы, под любым из них «подписывается» конкретный пользователь.

В данной СЭД имеется собственная электронная почта. Она предназначена для ведения переписки с другими пользователями «Евфрата», причем не требует предварительной настройки. В частности, вам необязательно создавать учетные записи, вводить POP- и SMTP-сервер и пр. Процесс предельно упрощен: для создания почтового сообщения нажмите Ctrl+M, в открывшемся окне укажите пользователя-получателя, тему и введите текст письма. Кликните «Отправить» — и, собственно, все! При этом можно запросить подтверждение доставки или задействовать другие «примочки», характерные для e-mail.

Также электронная почта используется для автоматического напоминания о наступлении срока исполнения тех или иных документов. Например, если вы должны до 10 марта 2011 г. отреагировать на служебную записку или обновить отчет — в этот день получите соответствующее сообщение, если, конечно, не сделали этого ранее.

В программе по умолчанию создан перечень системных папок для хранения почтовых сообщений и документации. Они формируются автоматически в процессе установки и называются системными. Вы не сможете их переименовать, переместить или удалить. Но создавать новые каталоги разрешено — они именуются пользовательскими и автоматически помещаются в папку «Мои документы». С ними можно выполнять любые действия. В системные папки «Входящие» и «Исходящие» помещаются сообщения электронной почты, в остальных содержатся прочие документы в зависимости от статуса, вида или этапа жизненного цикла. Отдельный каталог предназначен для автоматического сохранения последних результатов поиска, ну а в «Корзину», понятно, попадают все удаленные объекты.

Вы можете сами создавать документы, но они будут поступать к вам и от других пользователей — на согласование, рассмотрение, контроль и т.д. Кстати, все они, включая сообщения электронной почты, хранятся на сервере, и вы лишь имеете к ним доступ из соответствующих папок.

Чтобы создать документ, нажмите Ctrl+N или выполните соответствующую команду в главном меню. Вам будет предложено выбрать поток для регистрации («Входящие», «Внутренние», «Служебная записка», «Договор» и др.), после чего отобразится окно ввода. Для заполнения предлагается масса параметров, но обязательными являются лишь некоторые из них: дата регистрации, тип документа, краткое содержание и др. Также должен быть указан номер, но он генерируется автоматически при сохранении данных. А вот его префикс можно выбрать из раскрывающегося списка.

По мере прохождения этапов жизненного цикла документа в него вносятся соответствующие изменения. Указываются рецензенты, ответственные, вводятся замечания и дополнения и т.д. При этом за каждый этап отвечает конкретный пользователь. Может производиться увязка с другими документами (например, служебная записка — с приказом), осуществляться передача на контроль ответственному лицу.

Допускается хранение дополнительной информации во внешних файлах. Например, сам отчет или доклад представлены в программе, но исходные данные для его составления лежат отдельно. В этом случае откройте карточку документа и в соответствующем поле сформируйте список присоединенных файлов (в нем может быть и одна позиция). Любой из них в дальнейшем можно будет просмотреть — для этого кликните по нему мышью и нажмите кнопку «Показать».

В программе реализованы широкие возможности для формирования разнообразных отчетов по делопроизводству. Они выводятся в форматах DOC, HTML, RTF или XLS — по выбору пользователя. В меню «Отчеты» укажите подходящий вариант, затем определите параметры (нужно задать период времени и поток регистрации) и нажмите ОК. Затем выберите формат — и через пару секунд на экране отобразится готовый отчет.

«Евфрат» автоматически обновляет информацию с сервера. Периодичность данной операции указывается в настройках («Сервис/Параметры»). По умолчанию предлагается делать это каждые 30 мин. Но при необходимости можно актуализировать данные на конкретный момент времени с помощью команды «Сервис / Обновить информацию с сервера».

Резюме: «Евфрат» — программа, которая может все. Или почти все. В любом случае в том, что делопроизводство компании и все канцелярско-бюрократические процедуры попадают в надежные электронные руки, можно не сомневаться.

Дистрибутив: 8 Мбайт

Условия распространения: Trial (от 5200 руб.)

Ну и, конечно, нельзя обойти вниманием знаменитую «1С». Известный производитель не остался в стороне от современных тенденций и вывел на рынок продукт, специально предназначенный для автоматизации делопроизводства и ведения документооборота.

Стоит отметить, что интерфейс и инструментарий «1С:Документооборот» 8.2 значительно отличается от предыдущих версий. Сейчас окно программы включает в себя три панели — разделов, навигации и действий. Привычное главное меню отсутствует, лишь по стрелке в левом верхнем углу можно открыть перечень знакомых пунктов — «Файл», «Правка», «Сервис» и др. содержащих служебные функции. Самые актуальные задачи и команды можно вывести на Рабочий стол — раздел, откуда к ним будет обеспечен быстрый доступ.

В целом алгоритм ведения делопроизводства осуществляется следующим образом. Вначале в разделе «Настройка и администрирование» нужно просмотреть и, если надо, отредактировать параметры работы программы. Далее следует ввести исходные данные в справочники и классификаторы. В частности, таким образом формируется список видов документов, номенклатуры дел, исполнителей и др. Эти данные можно добавлять и в процессе эксплуатации СЭД, но необходимый минимум информации рекомендуется ввести заранее, чтобы впоследствии не отвлекаться от основной работы.

В разделе «Настройка и администрирование» особое внимание уделите режиму «Настройка программы», вызываемому из панели действий. Помимо прочего здесь определяется общая стратегия ведения документооборота. Вы можете ввести данные о предприятии, определить содержимое некоторых разделов программы (например, отключить использование резолюций, задействовать журнал передачи и т.д.) и выставить основные настройки.

Ключевой раздел программы — «Документы и файлы». Именно здесь ведется электронное делопроизводство. Все документы разделены на три категории — «Входящие», «Исходящие» и «Внутренние». Выбор осуществляется с помощью соответствующей ссылки в панели навигации. Чтобы ввести новый документ, откройте требуемую категорию и нажмите Insert или кнопку «Создать». Чтобы отредактировать имеющийся, дважды щелкните на нем мышью. В любом случае откроется окно, в котором выполняются дальнейшие действия. Его содержимое зависит от категории документа: например, для входящих предлагается один набор параметров, для внутренних — другой. Но в целом порядок действий во многом аналогичен.

Внутренние документы можно хранить в тематических каталогах. Это очень удобно, поскольку позволяет систематизировать весь процесс. Например, документы отдела продаж хранятся в одной папке, кадровой службы — в другой, секретариата — в третьей. При этом можно использовать несколько уровней вложенности, тем самым формируя иерархический список каталогов. Чтобы создать новую папку, выберите соответствующую команду в меню «Все действия» или кнопку на инструментальной панели.

Дополнительную информацию можно хранить во внешних файлах. В окне редактирования документа для этого предназначена отдельная вкладка. Нажмите в ней кнопку «Добавить» и в открывшемся окне укажите путь к требуемому файлу. Потом вы сможете его открыть прямо на данной вкладке, задействовав пункт «Просмотреть».

Для работы с файлами имеется также отдельная категория, открываемая по соответствующей ссылке в панели навигации. Здесь они уже не привязываются к конкретным документам, а просто сортируются по папкам, из которых к ним и осуществляется доступ.

В них обычно хранится информация общего характера, а также документы, которые не требуют согласований, утверждений и т.п. либо уже прошли все этапы и изменения. Например, в папке «Корпоративные мероприятия» могут лежать файлы «Сценарий праздника», «Приглашения гостям» и «Смета расходов на Новый год». В каталоге «Кандидаты» удобно хранить резюме, образцы работ и отчеты о прохождении испытательного срока претендентов на вакантные должности.

Одной из сильных сторон «1С:Доку-ментооборота» по праву считается механизм формирования отчетности. В отличие от многих подобных систем, здесь они легко настраиваются, прекрасно читаются и при этом высоко информативны. Вы можете создавать отчеты по всем категориям документов и по внешним файлам, зарегистрированным в программе. Быстро и легко формируются справки об объеме делопроизводства, разнообразные сводки, журнал передачи по исполнителям и др. Вывод отчета на печать осуществляется с помощью Ctrl+P.

Резюме: бренд говорит сам за себя. Программа успешно справляется с делопроизводством любого предприятия, не знает ограничений по объему документооборота и может обмениваться данными с другими конфигурациями «1С». Вот только насчет демоверсии вам придется договариваться непосредственно с разработчиком, поскольку в открытом доступе ее нет.

Подведем краткие итоги. Каждый продукт, безусловно, заслуживает внимания, а потому имеет свой круг почитателей. Но особо хотелось бы выделить «Евфрат»: эта программа многофункциональна, надежна, понятна и удобна в эксплуатации. Неудивительно, что она по праву считается одним из основных конкурентов «1С:Документооборота», который относится к числу признанных лидеров.

Что касается остальных продуктов, то это программы примерно одного класса: какие-то недостатки с лихвой перекрываются имеющимися преимуществами. Выбирайте и пользуйтесь!